Partager un dossier ou des documents via Internet

Indice NDT

(N)iveau requis, de l’utilisateur à l’expert.
(D)ifficulté : Simple, Moyenne, Complexe.
(T)emps estimé pour la réalisation.

Utilisateur Technicien Expert
Niveau
Simple Moyenne Complexe
Difficulté
– d’une heure + de 5 heures 12 heures et +
Temps

OcM

Objectif de l’article.
Contexte de la réalisation.
Modalité de l’éxécution.

Objectif

Partager un dossier ou plusieurs documents via un espace de stockage via Internet.

Outrepasser les limitations des messageries électroniques.

Comparaison de quelques services et leurs modalités d’exécution.

La dématérialisation numérique des documents implique une large augmentation des échanges numériques. Le volume et la fréquence des révisions sont des obstacles parfois à la constitution de PJ dans un mail. souvent les boîtes mails sont limitées à 5Mo en PJ d’autres à 20 Go… Si pour soit on peut parfois le savoir, pour le destinataire c’est bien plus hasardeux. Le recours à un espace de stockage partagé permettra de plus facilement soumettre plusieurs documents à un ou plusieurs destinataires sans surcharger ni la boite d’envoi de l’expéditeur ni la boite de réception du ou des destinataires.

Les services

Un des pionniers dans le service d’espace partagé. Très bien développé et parfaitement intégré aux différents outils (Pc, Mac, smartphones, tablettes, navigateur internet).

  • Parfaitement intégré aux outils

  • Simple d’utilisation

  • Partage d’un dossier de manière dynamique

  • Partage vers un autre compte Dropbox (= contrôle des accès)

  • Partage avec un lien (sans obligation de compte Dropbox)

  • Travail collaboratif sur documents MSoffice

  • Possible « dépôt de fichier » — ie ouvrir aux autres un dossier pour y déposer des fichiers 

  • Limité à 2 Go en gratuit

  • Partage sécurisé et limité dans le temps selon options*

(*) avec un compte payant

15 Go en gratuit, en lien avec tous les services de la maison Google.

  • Parfaitement intégré aux outils

  • Travail collaboratif possible sur les outils de la suite Google

  • Dossier partagé de manière dynamique

  • Partage simple par lien possible

  • Compte Google requis pour un accès sécurisé

  • Partage simple possible… Mais pas limité dans le temps

La solution locale (Française) et la plus conséquente en espace gratuit (25 Go)

  • Espace de stockage gratuit le plus important

  • Localisation Française (droits et rapidité d’accès en théorie)

  • Services supplémentaires de sauvegarde proposés

  • Partage par lien simple ET limité dans le temps (fixé 5/10/30 jours)

  • Intégration parfois douteuse (logiciel Pc Mac… – Mieux vaut se cantonner au navigateur ou à l’app sur smartphone ou tablette)

  • Pas de travail collaboratif sur les documents MSoffice

  • Pas de partage de lien sécurisé

Le coffre-fort de la Poste Français. Limité à 5 Go en gratuit.

  • Bonne intégration avec les outils (Mac, PC, smartphone tablette, navigateur Internet)

  • Localisation Française (droits et rapidité d’accès en théorie)

  • Services supplémentaires de facturiers en complément

  • Partage par lien simple ET limité dans le temps (début et Fin)

  • Partage dynamique (on peut ajouter des documents au partage créé)

  • Pas de travail collaboratif sur les documents MS Office

  • Pas de partage sécurisé

La solution privée, indépendante des fournisseurs de service de stockage en ligne.

  • Parfaitement intégré aux outils (Pc, Mac, Smartphone, tablettes, navigateurs Internet)

  • Sécurisation possible par cryptage des données en une archive ZIP

  • Partage du dossier en dynamique (un ajout de fichier = disponible dans le partage)

  • Lien simple simple possible

  • Lien restreint (en durée – « depuis » –  « jusqu’à » et/ou  en nombre d’accès)

  • Visionneuse de documents possible*

  • Possible  « dépot de fichier » possible* —ie ouvrir aux autres un dossier pour y déposer des fichiers

  • travail collaboratif sur document MS Office possible*

  • Solution locale non redondante et dépendante de l’accès à Internet

  • Adresse inconnue des services peut être parfois rejetée par les serveurs d’entreprise

  • Investissement initial (NAS et disques durs)

  • Administration requise

(*) selon les options installées sur le NAS cf administration du compte.

Les principes

A chaque fois les principes sont similaires d’un service à un autre.

  1. Chargement (upload) de documents dans l’espace de stockage (idéalement dans un dossier spécifique)
    peut se faire via l’application sur le périphérique ou via le navigateur Internet.
  2. Partage du dossier ou des documents sélectionnés
  3. Via un lien simple et/ou sécurisé et/ou limité dans le temps (selon les services)
  4. Envoi par e-mail (en manuel ou en automatique par le service) du lien vers le(s) destinataire(s) du partage

Chaque service est à considérer selon la nature des documents mis en partage et l’accès Internet aux fichiers. J’aime assez le partage limité dans le temps et encore plus celui réduit à un nombre de consultation associé à une obligation de saisie d’un mot de passe.

Démonstration sur les services concernés

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